Um zu erkennen, welche Vorteile aus dem Fax over IP entstehen, muss man sich zuerst einmal die Unterschiede zwischen dem herkömmlichen Fax und dem FoIP genauer anschauen. Traditionell mussten zwei Faxgeräte über eine Telefonleitung miteinander verbunden werden. Das Fax over IP lässt sich direkt vom Computer über das

Internet verschicken und empfangen. Daraus ergeben sich mehrere Konsequenzen. Weder der Absender noch der Empfänger benötigen beim Fax over IP ein zusätzliches Faxgerät. Das spart schon mal kräftig Investitionskosten. Auch die Verbrauchmaterialien für ein klassisches Faxgerät sind recht teuer. Besonders die Modelle mit Thermotransferrollen verursachen vor allem beim Empfang großer Mengen an Faxen hohe Unterhaltskosten, die bei der Nutzung vom Fax over IP komplett entfallen. Darüber hinaus kann der Empfänger selbst entscheiden, ob er das erhaltene FoIP ausdrucken oder anderweitig weiter verarbeiten möchte. Dadurch kann das Aufkommen an papierenen Dokumenten drastisch gesenkt werden. Sogar die Archivierung ist beim Fax over IP ohne Papier möglich, denn man kann sie entweder auf dem eigenen Rechner speichern, auf CD oder zukünftig auch Blue Ray hinterlegen oder in einem digitalen Archiv hinterlegen.

Eine der wichtigsten technischen Grundlagen für das Fax over IP war die Entwicklung des Internetprotokolls als international verbindlicher Standard, das es seit 1980 möglich macht, Datenpakete innerhalb lokaler Netzwerke oder über das Internet verschicken zu können. Dabei kommen die Transportprotokolle TCP und UDP zur Anwendung. Das Internetprotokoll ist eine unverzichtbare Basis bei der Adressierung, weil es die einzelnen Computer in Subnetze unterteilt, wie die logische Gruppierung mehrerer Computer in der Fachsprache genannt wird. Dazu werden die sogenannten öffentlichen IP Adressen der Rechner und neuerdings auch der Router genutzt. Diese IP Adresse erfüllt im Internet die gleiche Funktion wie die Kombination aus Vorwahl und Rufnummer im öffentlichen Telefonnetz, das heißt, sie kann zielgerichtet angewählt und weltweit zugeordnet werden.

Auch innerhalb lokaler Netzwerke bekommt jeder Computer seine IP zugeordnet. Das kann der Administrator bei der Einrichtung der verschiedenen Netzwerkdienste entweder von Hand tun oder die IP Nummer automatisch von dem Server vergeben lassen, der als zentraler Punkt im Netzwerk agiert. Die Vergabe von Hand wird immer dann vorgenommen, wenn man über die IP den jeweiligen Computer einer bestimmten Nutzergruppe zuordnen möchte. Durch diese Strukturierung ist es auch möglich, ein Fax over IP innerhalb eines geschlossenen Netzwerkes zu versenden.

Vom Grundprinzip her funktioniert das Fax over IP wie eine E-Mail, nur dass als Adresse nicht die selbst gewählte E-Mail Adresse, sondern die IP eines bestimmten Computers verwendet wird. Das hat in der Praxis einige Vorteile, besonders wenn es um den Versand sensibler Daten geht. Während man die klassische E- Mail von jedem beliebigen Computer aus durch Aufruf der Providerseite und der Eingabe von E-Mail Adresse und hinterlegtem Passwort abrufen kann, ist der Empfang beim Fax over IP nur von dem Computer aus möglich, an den es adressiert worden ist. Dennoch ist auch beim FoIP der Versand von Massenfaxen zeitgleich möglich. Ein weiterer Vorteil ist, dass sich das Fax over IP leicht in die verschiedenen Anwendungen einbinden lässt. Die aufgezeigten Vorteile führten dazu, dass bereits seit einigen Jahren ein schleichender Übergang vom klassischen Fax zum Fax over IP stattfindet.